Comprendre et utiliser les Rétrocessions sur HerVé

Le module Rétrocessions de HerVé permet de gérer automatiquement le partage des honoraires entre praticiens d'un même site (titulaires/remplaçants, associés, etc.). Voici comment il fonctionne et comment le configurer de A à Z.

🔄 Comprendre le cycle de vie d'une rétrocession

Avant de paramétrer, il est essentiel de comprendre le processus. Depuis l'onglet Rétrocessions de la barre principale, cliquez sur l'icône ? pour afficher l'aide intégrée :

e cycle se déroule en 4 grandes étapes :

1. Génération automatique — Chaque mois, HerVé calcule les rétrocessions automatiquement à partir des rendez-vous réalisés et des taux configurés dans vos paramètres.
2. Consultation du montant — Vous disposez de 7 jours pour consulter le détail des lignes et décider :

• • Sans action → Au bout de 7 jours, le montant initial est automatiquement validé (acceptation automatique).
  • Avec négociation → Le payeur peut proposer un autre montant, le bénéficiaire peut refuser et contre-proposer (avec commentaire), et les échanges se poursuivent sans limite de temps jusqu'à un accord trouvé.

3. Paiement — Une fois le montant validé, il est envoyé au paiement. Vous suivez l'avancement dans le détail de chaque rétrocession.

Étape 1 — Choisir le mode de rétrocession au niveau du site

Allez dans Paramètres → Site → Rétrocessions. La toute première décision à prendre est le Mode de paiement des rétrocessions du site :

eux options s'offrent à vous :

ochez l'option qui correspond à votre organisation, puis cliquez sur "Mettre à jour".

Étape 2 — Configurer le compte payeur du site (si mode global)

Si vous avez choisi le mode Rétrocession globale, complétez le wizard en 2 étapes juste en dessous :

Étape 2.1 — Informations de facturation

• Nom de facturation
• Email de facturation
• Adresse, complément, ville, code postal, pays

liquez sur "Continuer" pour passer à l'étape Compte bancaire, où vous renseignez l'IBAN qui sera débité chaque mois pour payer les rétrocessions.

Étape 3 — Configurer ses propres rétrocessions (côté Utilisateur)

Chaque praticien doit ensuite configurer deux blocs dans Paramètres → Utilisateur → Rétrocessions :

🅰️ Recevoir vos rétrocessions

Choisissez la situation de facturation destinataire qui recevra les virements de rétrocession qui vous reviennent.

💡 Si aucune situation n'apparaît dans le menu déroulant, cliquez sur "Accéder aux situations de facturation" pour en créer une.

🅱️ Payer vos rétrocessions

Si le site est configuré en rétrocession globale, un encart vous l'indique : « Le moyen de paiement personnel ci-dessous ne sera donc pas utilisé tant que ce mode reste actif. »

Sinon (mode individuel), vous devez compléter votre compte payeur personnel :

1. Informations de facturation (Nom, Email, Adresse, Ville, Code postal, Pays)
2. Compte bancaire personnel à débiter

Étape 4 — Inviter un remplaçant (cas typique de rétrocession)

Les rétrocessions s'appliquent fréquemment aux remplaçants. Pour en créer un, allez dans Paramètres → Utilisateur → Remplacements puis cliquez sur "Ajouter un remplacement +".

Remplissez :

• Début du remplacement (date + heure)
• Fin du remplacement (date + heure)
• Prénom et Nom du remplaçant
• Email du remplaçant à inviter
• Sites d'accès (sélection dans la liste)

Cliquez sur "Enregistrer". Le remplaçant recevra une invitation par email, et tous les rendez-vous qu'il réalisera durant la période génèreront automatiquement des rétrocessions.

Étape 5 — Consulter et suivre ses rétrocessions

Depuis la barre de navigation principale, cliquez sur "Rétrocessions". Vous arrivez sur un tableau de bord financier :

À gauche : la Synthèse mensuelle

• Sélecteur de mois (dropdown — ex. Mai 2026)
• Vos flux financiers :
• • À payer ce mois (TTC + HT + nombre de rétrocessions)
  • Depuis votre site (montants à prélever)
  • Depuis votre compte (montants à prélever)
• Tendance 3 derniers mois (Avr, Mars, Févr) avec le statut payeur/bénéficiaire

En haut au centre : les onglets

• En cours — rétrocessions en attente de validation ou de paiement
• Terminées — rétrocessions déjà soldées

En haut à droite : les outils

• ? Aide intégrée (cycle de vie)
• ⚠️ Alertes éventuelles
• 📥 Télécharger mes factures de frais
• ⚙ Filtrer

Étape 6 — Filtrer la liste des rétrocessions

En cliquant sur "Filtrer", un panneau apparaît à droite :

Filtrer par rôle :

• Les deux (par défaut)
• Payeur (uniquement ce que vous devez payer)
• Bénéficiaire (uniquement ce que vous devez recevoir)

Trier par :

• Dernière mise à jour (par défaut)
• Le plus récent
• Le moins récent

🟦 Étape 7 — Négocier ou accepter une rétrocession

Lorsqu'une rétrocession apparaît dans "En cours", vous avez 7 jours pour agir. En cliquant sur une ligne, vous accédez au détail :

• Si vous ne faites rien dans les 7 jours → le montant est validé automatiquement.
• Si vous voulez négocier, vous pouvez :

1. 1. Faire une proposition (payeur) d'un montant différent
   2. Le bénéficiaire peut refuser et contre-proposer avec un commentaire
   3. Les échanges continuent sans limite de temps
   4. Dès qu'une des parties accepte → Accord trouvé, le montant devient final.

Le paiement est ensuite déclenché automatiquement.

Mis à jour le : 18/05/2026